Personvernerklæring

Kort fortalt

KlarTek DA lager og driver Avregn, et system for avregning av felleskostnader i næringseiendom. Her forklarer vi hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor, hvor lenge, hvem som får dem, og hvilke rettigheter du har.

Når du kontakter oss, når vi kontakter deg som mulig kunde, og når virksomheten din er kunde hos oss, er KlarTek behandlingsansvarlig (punkt 3–6).

Opplysningene kundene legger inn i Avregn — om leietakere, kontaktpersoner, kontrakter og brukere — behandler vi på vegne av kunden, som er behandlingsansvarlig. Står du i Avregn hos en utleier eller forvalter, er det dem du skal kontakte (punkt 7).

Vi selger ikke personopplysninger, bruker dem ikke til reklame på tvers av tjenester, og bruker dem ikke til å trene språkmodeller. Avregn bruker bare informasjonskapslene innloggingen trenger.

1. Behandlingsansvarlig og kontakt

KlarTek DA, organisasjonsnummer 936 597 378, Loholtbakken 13A, 7049 Trondheim, er behandlingsansvarlig for behandlingen som er beskrevet i punkt 3–6.

Spørsmål om personvern og krav om å bruke rettighetene dine sendes til kontakt@klartek.no. Kontaktpersonen er Robin Barstad.

KlarTek har ikke personvernombud. Det kreves ikke for en virksomhet av vår størrelse og art.

2. Hvem erklæringen gjelder

Erklæringen gjelder for nettsiden avregn.no, for tjenesten Avregn på app.avregn.no og for kontakten vi har med kunder og mulige kunder.

Den gjelder: a) deg som kontakter oss eller ber om demonstrasjon, b) deg som vi kontakter fordi virksomheten du jobber i kan ha nytte av Avregn, c) kontaktpersoner hos kundene våre, d) brukere av Avregn, og e) personer som står i opplysninger kundene legger inn i Avregn.

3. Henvendelser og demonstrasjoner

Nettsiden avregn.no driftes av Vercel og sender e-post gjennom Resend (punkt 9). Den bruker ingen analyseverktøy og setter ingen informasjonskapsler.

4. Salgsarbeid mot virksomheter

Markedsføring på e-post sender vi til personlige jobbadresser bare når du har samtykket eller selv har tatt kontakt med oss, jf. markedsføringsloven § 15. Ellers bruker vi virksomhetens generelle adresse, telefon eller LinkedIn. Første gang vi kontakter deg, forteller vi hvor vi har opplysningene fra og hvor du finner denne erklæringen.

Du kan når som helst protestere mot at vi bruker opplysningene dine til markedsføring, jf. artikkel 21 nr. 2. Da stopper vi.

Oversikten føres i Avregns egen salgsoversikt (CRM), som bare KlarTeks egne folk har tilgang til. Den er skilt fra kundenes data i Avregn.

5. Kunder og brukere

Brukerkontoene i Avregn, det brukerne gjør i tjenesten og aktivitetsloggen behandler vi på vegne av kunden, etter databehandleravtalen (punkt 7). E-post som Avregn sender brukerne om tjenesten — påminnelser, ukentlig oppsummering og varsler — er en del av tjenesten, ikke markedsføring. Den ukentlige oppsummeringen kan slås av i innstillingene.

6. Informasjonskapsler

Avregn bruker bare informasjonskapsler som er nødvendige for at du skal kunne logge inn og være innlogget. De settes av innloggingstjenesten Clerk og inneholder ingen sporing for analyse eller reklame. Nødvendige informasjonskapsler krever ikke samtykke, jf. ekomloven § 3-15.

Avregn bruker ikke analyseverktøy, annonsenettverk eller andre informasjonskapsler fra tredjeparter. Tas slike i bruk, spør vi om samtykke først.

7. Opplysninger i Avregn som vi behandler for kundene

Kundene bruker Avregn til å forvalte leiekontrakter og avregne felleskostnader. Opplysningene de legger inn — om leietakere og kontaktpersoner, kontrakter, regnskapsposteringer, sendte avregninger og egne brukere — behandler KlarTek på vegne av kunden. Kunden er behandlingsansvarlig og avgjør hva opplysningene brukes til. KlarTek er databehandler og bruker dem bare til å levere Avregn til kunden, etter databehandleravtalen mellom kunden og KlarTek.

Er du for eksempel kontaktperson hos en leietaker, er det utleieren eller forvalteren som bruker Avregn som er ansvarlig for opplysningene om deg, og som du skal kontakte for innsyn, retting, sletting og andre rettigheter. Kommer en slik henvendelse til oss, sender vi den videre til kunden.

Databehandleravtalen beskriver hvilke opplysninger dette gjelder, underleverandørene, sikkerhetstiltakene og slettingen: opplysningene slettes innen 90 dager etter at kunden slutter å bruke Avregn. Kunden finner avtalen i Avregn under Innstillinger → Avtaler.

8. Språkmodell og regnskapssystemer

Avregn bruker språkmodellen Claude fra Anthropic til å lese kontraktsdokumenter og plantegninger, og til å foreslå kostnadstype og leietaker for regnskapsposteringer. Modellen får bare det den trenger for oppgaven: dokumentet, eller for en postering dato, konto, tekst, beløp og MVA-sats, sammen med navnene på eiendommens kostnadstyper og leietakere. Det modellen svarer, er forslag som en bruker går gjennom og godkjenner. Avregn tar ingen avgjørelser om enkeltpersoner som bare bygger på automatisert behandling (artikkel 22).

Anthropic behandler opplysningene som underleverandør, i USA, etter standard personvernbestemmelser i sin databehandleravtale. De sletter dem innen 30 dager, bortsett fra innhold deres automatiske kontroll flagger for mulig brudd på bruksreglene, som kan lagres i inntil 2 år. Opplysningene brukes ikke til å trene modeller, verken av oss eller av Anthropic.

Kobler en kunde Avregn til sitt regnskapssystem, for eksempel Tripletex eller PowerOffice Go, henter Avregn posteringer, kunder, fakturaer og innbetalinger, à konto og budsjett derfra, og sender oppgjøret dit som ordre eller faktura, når en bruker ber om det. Betalingsoversikter som er tatt i bruk, leses i tillegg på nytt hver natt. Regnskapssystemet er kundens egen leverandør. Opplysningene som hentes, blir en del av kundens data i Avregn og behandles etter databehandleravtalen. Avregn er ikke laget eller godkjent av Tripletex eller PowerOffice.

9. Hvem vi deler opplysninger med

Vi bruker disse leverandørene til å drive Avregn og nettsiden. De behandler opplysninger på våre vegne, etter skriftlig databehandleravtale, og får ikke bruke dem til egne formål:

Utenom leverandørene deler vi opplysninger bare med regnskapsfører og revisor for vårt eget regnskap, med offentlige myndigheter når loven krever det, og med en eventuell kjøper eller et selskap som overtar virksomheten med Avregn, som da overtar ansvaret etter denne erklæringen.

Vi selger ikke personopplysninger.

10. Overføring til land utenfor EØS

Når en leverandør behandler opplysninger utenfor EØS, har overføringen grunnlag i personvernforordningen kapittel V. Clerk og Resend er sertifisert under EU–USA-rammeverket Data Privacy Framework (artikkel 45), med EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser som reservegrunnlag. For Supabase, Vercel og Anthropic bygger overføringene på standard personvernbestemmelser i leverandørenes databehandleravtaler (artikkel 46 nr. 2 bokstav c).

Vi har vurdert overføringene til USA, også amerikansk regelverk om myndighetenes tilgang til opplysninger. Vurderingen kan du få ved å kontakte oss.

11. Hvordan vi beskytter opplysningene

All trafikk krypteres, og databasen, filene og sikkerhetskopiene er kryptert. Nøkler kunder gir Avregn til regnskapssystemet, krypteres i tillegg. Hver kunde ser bare sine egne data, og det kontrolleres i hver forespørsel. Bare de som drifter Avregn hos KlarTek har tilgang til produksjonsmiljøet, beskyttet med to-faktor-autentisering. Tiltakene er beskrevet nærmere i databehandleravtalen punkt 7.

Skjer det et brudd på personopplysningssikkerheten, melder vi det til Datatilsynet innen 72 timer når loven krever det, og varsler deg uten ugrunnet opphold når bruddet sannsynligvis medfører høy risiko for deg.

12. Rettighetene dine

Du har rett til å få vite hvilke opplysninger vi har om deg og få en kopi (innsyn), få rettet feil, få slettet opplysninger, få begrenset behandlingen, og få utlevert opplysninger du har gitt oss i et maskinlesbart format når behandlingen bygger på avtale (dataportabilitet), jf. personvernforordningen artikkel 15 til 20.

Når behandlingen bygger på berettiget interesse, kan du protestere mot den (artikkel 21). Gjelder det markedsføring, stopper vi alltid. Ellers stopper vi med mindre vi har tvingende berettigede grunner som går foran dine interesser, eller trenger opplysningene til å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Send kravet til kontakt@klartek.no. Vi svarer uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Vi kan be deg bekrefte hvem du er før vi utleverer opplysninger.

Gjelder henvendelsen opplysninger en kunde har lagt inn i Avregn, sender vi den videre til kunden, som er ansvarlig (punkt 7).

Du kan klage til Datatilsynet hvis du mener vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket: datatilsynet.no, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo. Vi setter pris på om du tar kontakt med oss først.

13. Endringer

Dette er versjon 2026-10-19 av personvernerklæringen. Versjonen er datoen teksten ble fastsatt.

Vi oppdaterer erklæringen når vi endrer hvordan vi behandler personopplysninger, eller når regelverket endres. Den gjeldende versjonen står alltid på app.avregn.no/personvern. Ved vesentlige endringer varsler vi kundene og brukerne i Avregn eller på e-post.