Tjenestevilkår for Avregn

Kort fortalt

Avregn er et nettbasert system for avregning av felleskostnader og forvaltning av leiekontrakter for næringseiendom. Det leveres av KlarTek DA til virksomheter.

Dataene dere legger inn eller henter inn i Avregn, er deres. KlarTek bruker dem bare til å levere Avregn til dere, etter databehandleravtalen. De deles ikke med andre kunder, selges ikke og brukes aldri til å trene språkmodeller.

Avregn regner ut og lager dokumenter fra opplysningene og valgene dere legger inn. Noen funksjoner bruker en språkmodell som foreslår verdier, og forslagene må gjennomgås. Dere er ansvarlige for avregningene og fakturaene dere sender til leietakerne.

Kobler dere Avregn til regnskapssystemet, for eksempel Tripletex eller PowerOffice Go, gir dere Avregn fullmakt til å lese og skrive det punkt 7 beskriver, og bare når en bruker ber om det. Tilgangen kan trekkes tilbake når som helst.

Avtalen løper til den sies opp. Dere kan hente ut alle data når som helst, og de slettes innen 90 dager etter at avtalen er slutt.

Sammendraget er ment som hjelp til å lese vilkårene. Det er punktene under som gjelder.

1. Parter og avtaledokumenter

Vilkårene gjelder mellom KlarTek DA, organisasjonsnummer 936 597 378, Loholtbakken 13A, 7049 Trondheim («KlarTek»), og virksomheten som bruker Avregn («Kunden»), slik den er registrert i Avregn med navn og organisasjonsnummer.

Avtalen om bruk av Avregn («Tjenesteavtalen») består av disse dokumentene: a) en eventuell skriftlig bestilling, pilotavtale eller annen særskilt avtale mellom partene, b) databehandleravtalen og c) disse tjenestevilkårene. Ved motstrid gjelder dokumentene i denne rekkefølgen. Om behandling av personopplysninger går databehandleravtalen likevel alltid foran.

Tjenesteavtalen er den avtalen databehandleravtalen omtaler som «Tjenesteavtalen».

Avregn tilbys bare til næringsdrivende og offentlige virksomheter, ikke til forbrukere.

Vilkårene godtas elektronisk i Avregn av en bruker med rollen eier eller administrator hos Kunden. Den som godtar, bekrefter å ha fullmakt til å binde Kunden. Avregn registrerer hvem som godtok, når og hvilken versjon. Ønsker Kunden det, kan vilkårene i stedet signeres av begge parter.

2. Tjenesten

Avregn («Tjenesten») er en skytjeneste som brukes i nettleseren. Den gjør det mulig å registrere eiendommer, lokaler og leiekontrakter, lese kontraktsdokumenter og plantegninger, importere kostnader fra fil eller regnskapssystem, fordele felleskostnader mellom leietakerne, beregne oppgjør mot à konto med merverdiavgift, lage avregninger, MVA-erklæringer og varsler om indeksregulering, sende dokumenter på e-post, følge opp budsjett og leieinntekter, og sende oppgjøret til regnskapssystemet. Funksjonene er beskrevet i Tjenesten og i bruksanvisningen.

Kunden får en bruksrett til Tjenesten slik den til enhver tid er. Kunden får ikke programvaren, kildekoden eller en egen installasjon.

KlarTek videreutvikler Tjenesten og kan endre, legge til og fjerne funksjoner. Fjernes eller svekkes funksjonalitet Kunden betaler for, i vesentlig grad, varsles Kunden minst 30 dager før. Kunden kan da si opp Tjenesteavtalen med virkning fra endringen og få tilbake forskuddsbetalt vederlag for tiden etter.

Funksjoner som er merket som test eller beta, og bruk av Tjenesten i en vederlagsfri pilot, leveres som de er, uten løfter om tilgjengelighet eller videre utvikling.

3. Brukere og tilgang

Kunden oppretter brukere i Tjenesten og gir dem roller: eier, administrator, medlem eller leser. Kunden er ansvarlig for at brukerne følger vilkårene, at hver bruker har riktig rolle, og at tilgangen fjernes når den ikke lenger trengs.

Hver bruker logger inn med egen konto. Innloggingen er personlig og skal ikke deles. Får Kunden mistanke om at noen uten rett har fått tilgang, skal KlarTek varsles straks.

KlarTek kan sperre en bruker midlertidig ved misbruk, ved brudd på punkt 8, eller når det er nødvendig for å verne Tjenesten, Kunden eller andre kunder mot en sikkerhetsrisiko. Kunden varsles så snart det er mulig, og sperringen oppheves når grunnen er borte.

4. Kundens ansvar for innhold og avregninger

Kunden er ansvarlig for at opplysningene som legges inn i eller hentes inn til Tjenesten, er riktige, fullstendige og lovlig innhentet, og for valgene som gjøres i Tjenesten, blant annet fordelingsnøkler, fritak, MVA-status, à konto, perioder og hvilke posteringer som tas med.

Tjenesten er et verktøy. Beregninger, avregninger, fakturaer og andre dokumenter bygger på opplysningene og valgene Kunden har lagt inn. Kunden skal kontrollere dem før de ferdigstilles, sendes til leietakere eller regnskapssystemet, eller føres i regnskapet, og er ansvarlig overfor leietakere, regnskapsfører, revisor og myndigheter for innholdet.

Tjenesten gir ikke juridisk, regnskapsmessig eller skattemessig rådgivning. Forklaringer og veiledning i Tjenesten er generelle og erstatter ikke Kundens egne vurderinger.

Tjenesten er ikke et regnskapssystem og oppfyller ikke Kundens plikt til å bokføre og oppbevare regnskapsmateriale etter bokføringsloven. Kunden bør ta vare på egne kopier av avregninger og grunnlag, for eksempel ved eksport fra Tjenesten.

E-post som sendes fra Tjenesten, sendes på vegne av Kunden. Kunden er ansvarlig for innholdet og for at mottakerne kan kontaktes på den måten.

5. Språkmodell (kunstig intelligens)

Noen funksjoner i Tjenesten bruker språkmodellen Claude fra Anthropic: lesing av kontraktsdokumenter og plantegninger for å foreslå felt og lokaler, og forslag til kostnadstype og leietaker for posteringer som importeres. Hvilke opplysninger som sendes til modellen, hvor de behandles og hvor lenge de lagres, står i databehandleravtalen punkt 6.

Det modellen kommer frem til, vises som forslag og må gjennomgås av en bruker: en kontrakt må bekreftes før den kan inngå i en ferdigstilt avregning, posteringer må godkjennes før de importeres, og lokaler opprettes først når brukeren velger dem. Tjenesten tar ingen avgjørelser om enkeltpersoner som bare bygger på automatisert behandling.

Opplysningene brukes ikke til å trene språkmodeller, verken av KlarTek eller av Anthropic. Anthropic behandler dem som underleverandør etter databehandleravtalen.

Posteringer fra regnskapssystemet sendes til modellen bare for å foreslå kostnadstype for de posteringene brukeren har valgt å importere. Modellen har ingen tilgang til regnskapssystemet og skriver aldri dit; det Avregn skriver til regnskapssystemet, lages av vanlig programkode etter at en bruker har ferdigstilt og valgt å sende oppgjøret.

En språkmodell kan ta feil. Kontrakter og lokaler kan registreres manuelt uten språkmodellen, og alle forslag kan endres før de tas i bruk.

6. Kundens data

Kunden eier alle data Kunden eller brukerne legger inn i, laster opp til eller henter inn til Tjenesten, også data fra regnskapssystemet, og dokumentene Tjenesten lager av dem («Kundedata»).

KlarTek behandler Kundedata bare for å levere, drifte, sikre og rette feil i Tjenesten for Kunden, etter Kundens instruks og databehandleravtalen. KlarTek deler ikke Kundedata med andre enn underleverandørene i databehandleravtalen, setter dem ikke sammen med andre kunders data, selger dem ikke og bruker dem ikke til markedsføring, analyse på tvers av kunder eller trening av språkmodeller.

KlarTek kan bruke tekniske driftsdata om bruken av Tjenesten, som feillogger, svartider og hvilke funksjoner som brukes, til å drifte, sikre og forbedre Tjenesten. Driftsdataene omfatter ikke innholdet i Kundedata.

Kunden kan når som helst hente ut Kundedata fra Tjenesten som Excel, CSV og PDF.

Personopplysninger i Kundedata behandles etter databehandleravtalen, der Kunden er behandlingsansvarlig og KlarTek databehandler.

Krever en offentlig myndighet å få utlevert Kundedata, viser KlarTek myndigheten til Kunden så langt det er mulig, og varsler Kunden før utlevering, med mindre loven forbyr det.

7. Integrasjon med regnskapssystemer

Kunden kan koble Tjenesten til sitt regnskapssystem. I dag støttes Tripletex og PowerOffice Go («Regnskapssystemet»). Tilkoblingen er frivillig; kostnader kan også importeres fra fil.

Fullmakt: Når Kunden lager en tilgangsnøkkel i Regnskapssystemet — et ansatt-token i Tripletex eller en klientnøkkel i PowerOffice Go — og legger den inn i Tjenesten, eller kobler til gjennom Regnskapssystemets egen godkjenning, gir Kunden Avregn fullmakt til å lese og skrive i Kundens selskap i Regnskapssystemet på Kundens vegne, innenfor rettighetene nøkkelen har og bare til formålene i dette punktet. Den som kobler til, bekrefter å ha fullmakt til det for Kunden.

Dette leser Avregn, og bare når en bruker ber om det: posteringene på kostnadskontoene (kontoklasse 4–7) i avregningsperioden, med konto, beløp, merverdiavgift, leverandør, avdeling og prosjekt; kontoplanen, MVA-typene og varene; kunder, som leietakerne kjennes igjen mot på organisasjonsnummer; posteringene på kontoene Kunden oppgir for à konto, og hva som står ubetalt på kundenes fakturaer i perioden; leietakernes fakturaer, kreditnotaer og innbetalinger i perioden, for betalingsoversikten, første gang når en bruker åpner den, og når en bruker ber om å oppdatere den; budsjetter; og selskapets navn og organisasjonsnummer.

Dette skriver Avregn, og bare når en bruker velger det: leietakere som kunder når de mangler, ordre eller fakturautkast for oppgjøret, fakturering og eventuell utsending av fakturaen til leietakeren, avregningen som vedlegg, og i PowerOffice Go en vare for felleskostnader når Kunden ber om det.

Avregn henter ikke data i bakgrunnen og holder ingenting løpende i synk, med ett unntak: betalingsoversikter som er tatt i bruk, leses på nytt hver natt, slik regnskapssystemet ber om, så siden kan vise kopien uten å spørre regnskapssystemet hver gang den åpnes. Det som hentes, avgrenses til avregningsperioden og kontoene funksjonen trenger. Har selskapet flere eiendommer i samme regnskap, velger brukeren hvilke avdelinger eller prosjekter som hører til eiendommen; posteringene utenfor blir liggende i importen som holdt utenfor, brukes ikke i avregningen og sendes ikke til språkmodellen.

Data som hentes fra Regnskapssystemet, blir en del av Kundedata. Posteringene lagres som kostnadsgrunnlaget for eiendommens avregning, slik at avregningen kan dokumenteres og etterprøves, og slik at samme postering ikke tas med to ganger ved ny henting. Fra à konto og budsjett lagres bare beløpene som tas i bruk, per leietaker og per kostnadstype. Betalingsoversikten lagres per eiendom og år slik den sist ble lest, og erstattes ved neste lesing. De brukes bare til Kundens egne avregninger, deles ikke og settes ikke sammen med andre kunders data, brukes ikke til å trene språkmodeller, og slettes etter punkt 13.

Tilgangsnøklene lagres kryptert (AES-256-GCM), vises aldri igjen i Tjenesten og slettes når tilkoblingen fjernes, og senest når Tjenesteavtalen opphører.

Kunden kan når som helst trekke tilbake fullmakten: ved å koble fra i Tjenesten under Innstillinger → Integrasjoner, eller ved å slette nøkkelen eller integrasjonen i Regnskapssystemet. Data som allerede er hentet, blir liggende som en del av Kundedata til Kunden sletter dem eller de slettes etter punkt 13.

Regnskapssystemet leveres av en tredjepart, Tripletex AS eller PowerOffice AS, etter Kundens egen avtale med leverandøren. Den avtalen gjelder for bruken av Regnskapssystemet, også for data Avregn sender dit etter Kundens valg. Eventuelle kostnader i Regnskapssystemet, for eksempel for en integrasjonsmodul, avtales mellom Kunden og leverandøren.

KlarTek er ikke ansvarlig for Regnskapssystemets drift, tilgjengelighet, innhold eller endringer. Endrer, begrenser eller avslutter leverandøren tilgangen Avregn har til Regnskapssystemet, kan integrasjonen slutte å virke. KlarTek varsler da Kunden, og import fra fil er fortsatt tilgjengelig. Det er ikke mislighold fra KlarTeks side.

Avregn er ikke laget, sponset eller godkjent av Tripletex AS eller PowerOffice AS. Leverandørene av Regnskapssystemet er ikke part i Tjenesteavtalen og gir ingen løfter eller garantier om Avregn, og ingenting i disse vilkårene er gitt på deres vegne. Tripletex og PowerOffice er varemerker som tilhører eierne.

En faktura som er sendt til en leietaker fra Regnskapssystemet, kan ikke trekkes tilbake fra Avregn. Korrigering skjer i Regnskapssystemet, for eksempel med kreditnota.

8. Akseptabel bruk

Kunden kan bruke Tjenesten for eiendommer Kunden eier, og for eiendommer Kunden forvalter for andre, som en del av egen virksomhet. Kunden skal ikke selge, leie ut eller på annen måte gjøre Tjenesten tilgjengelig for tredjeparter som egen tjeneste.

Kunden skal ikke a) bruke Tjenesten i strid med lov eller disse vilkårene, b) legge inn særlige kategorier av personopplysninger eller opplysninger om straffedommer, jf. databehandleravtalen punkt 4, c) forsøke å skaffe seg tilgang til andres data eller omgå sikkerhetstiltak, d) teste Tjenesten for sårbarheter uten skriftlig avtale med KlarTek, e) laste opp skadelig kode, eller f) belaste Tjenesten unormalt, for eksempel med automatisert uthenting utenom funksjonene i Tjenesten.

Bryter Kunden dette punktet, kan KlarTek sperre tilgangen etter skriftlig varsel med rimelig frist til å rette forholdet. Er det fare for skade på Tjenesten, andre kunder eller tredjeparter, kan tilgangen sperres straks, med varsel så snart det er mulig.

9. Pris og betaling

Pris og betalingsvilkår står i bestillingen eller pilotavtalen. Er ikke noe annet avtalt, gjelder KlarTeks prisliste på tidspunktet avtalen inngås. En pilot kan være vederlagsfri; da står det i pilotavtalen.

Vederlaget faktureres forskuddsvis for hver abonnementsperiode, med 14 dagers betalingsfrist, med mindre annet er avtalt. Alle priser er oppgitt uten merverdiavgift.

Betaler ikke Kunden i tide, kan KlarTek kreve forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven. Er beløpet fortsatt ubetalt 14 dager etter skriftlig betalingsvarsel, kan KlarTek begrense tilgangen til lesing og eksport til betaling skjer. Data slettes ikke på grunn av betalingsmislighold uten at Tjenesteavtalen er sagt opp eller hevet.

KlarTek kan endre prisene med minst 60 dagers skriftlig varsel. Kunden kan da si opp Tjenesteavtalen med virkning fra endringen og få tilbake forskuddsbetalt vederlag for tiden etter.

10. Drift, sikkerhet og brukerstøtte

KlarTek tilstreber at Tjenesten er tilgjengelig hele døgnet, men garanterer ikke uavbrutt eller feilfri drift, med mindre et eget tjenestenivå er avtalt skriftlig.

Planlagt vedlikehold gjøres så langt det er mulig utenom arbeidstid (08.00–16.00 på virkedager). Ventes vedlikeholdet å gi merkbar nedetid, varsles Kunden på forhånd.

Brukerstøtte gis på e-post til kontakt@klartek.no på virkedager. Feil som hindrer Kunden i å ferdigstille eller sende avregninger, prioriteres.

KlarTek retter feil i Tjenesten innen rimelig tid. Har en feil i Tjenesten gitt feil i en ferdigstilt avregning, bistår KlarTek Kunden med å lage en korrigert avregning.

Sikkerhetstiltakene står i databehandleravtalen punkt 7. Databasen sikkerhetskopieres daglig, og kopiene oppbevares i 7 dager.

11. Immaterielle rettigheter

KlarTek, eller KlarTeks lisensgivere, har alle rettigheter til Tjenesten, herunder programvare, design, maler, dokumentasjon og varemerket Avregn. Kunden får en ikke-eksklusiv rett, som ikke kan overdras, til å bruke Tjenesten i egen virksomhet så lenge Tjenesteavtalen gjelder.

Kunden har alle rettigheter til Kundedata og kan bruke dokumentene Tjenesten lager, fritt i egen virksomhet, også etter at avtalen er slutt.

Gir Kunden forslag eller tilbakemeldinger om Tjenesten, kan KlarTek bruke dem til å forbedre Tjenesten uten vederlag. Det omfatter ikke Kundedata.

12. Konfidensialitet

Partene skal holde konfidensielt det de får vite om hverandre gjennom avtalen og som ikke er offentlig, blant annet Kundedata, priser, sikkerhetsforhold og ikke-offentlig informasjon om Tjenesten. Informasjonen kan bare deles med ansatte, rådgivere og underleverandører som trenger den og har taushetsplikt.

Plikten gjelder ikke informasjon som er eller blir allment kjent uten brudd på avtalen, som parten hadde fra før eller lovlig har fått fra andre, eller som parten plikter å gi etter lov eller pålegg fra myndighet.

Konfidensialitetsplikten gjelder også etter at Tjenesteavtalen er slutt.

13. Varighet, oppsigelse og opphør

Tjenesteavtalen gjelder fra vilkårene godtas eller bestillingen er bekreftet, og til den sies opp. En pilot varer det pilotavtalen sier; fortsetter Kunden å bruke Tjenesten etterpå, gjelder disse vilkårene.

Kunden kan si opp Tjenesteavtalen skriftlig med én måneds varsel, til utgangen av en kalendermåned. KlarTek kan si opp med tre måneders skriftlig varsel. Forskuddsbetalt vederlag betales ikke tilbake når Kunden sier opp, med mindre oppsigelsen skyldes en prisendring, en vesentlig endring av Tjenesten eller en ny underleverandør Kunden har protestert mot. Sier KlarTek opp uten at Kunden har misligholdt avtalen, betales forskuddsbetalt vederlag for tiden etter opphøret tilbake.

Hver part kan heve Tjenesteavtalen ved vesentlig mislighold som ikke er rettet innen 30 dager etter skriftlig varsel.

Kunden kan hente ut Kundedata fra Tjenesten frem til opphøret og bør gjøre det før avtalen er slutt. Ber Kunden om det, leverer KlarTek i tillegg en samlet eksport innen 30 dager etter opphøret.

Kundedata slettes innen 90 dager etter opphøret, med mindre Kunden skriftlig har bedt om tilbakelevering først, jf. databehandleravtalen punkt 9. Det gjelder også data som er hentet fra Regnskapssystemet. Tilgangsnøkler til Regnskapssystemet slettes senest ved opphøret. KlarTek bekrefter slettingen skriftlig på forespørsel. Krever loven at KlarTek oppbevarer opplysninger lenger, oppbevares bare det loven krever.

Punktene om ansvar, konfidensialitet, sletting og tvister gjelder også etter opphøret.

14. Ansvar

Hver part er ansvarlig for direkte tap den andre parten lider som følge av at parten har misligholdt Tjenesteavtalen, etter alminnelige regler om erstatning i kontraktsforhold og med begrensningene i dette punktet.

KlarTeks samlede ansvar etter Tjenesteavtalen er begrenset til vederlaget Kunden har betalt for Tjenesten de siste 12 månedene før tapet oppsto. Ved vederlagsfri bruk, for eksempel en pilot, er ansvaret begrenset til 10 000 kroner.

Ingen av partene er ansvarlige for indirekte tap, som tapt fortjeneste, tapte leieinntekter, tapte krav mot leietakere, krav fra tredjeparter eller tap av data ut over kostnaden ved å gjenopprette dem fra sikkerhetskopi.

KlarTek er ikke ansvarlig for tap som skyldes opplysninger eller valg Kunden har lagt inn, forslag Kunden har godkjent, dokumenter Kunden har ferdigstilt eller sendt uten å kontrollere dem, eller forhold ved Regnskapssystemet, e-postmottakerens systemer, internett eller Kundens eget utstyr.

Begrensningene gjelder ikke tap som er voldt med forsett eller grov uaktsomhet. Ansvar for behandling av personopplysninger følger av databehandleravtalen punkt 10.

Krav må fremsettes skriftlig innen rimelig tid etter at parten oppdaget eller burde ha oppdaget forholdet kravet bygger på.

Kunden holder KlarTek skadesløs for krav fra tredjeparter som skyldes at Kunden har brukt Tjenesten i strid med lov eller disse vilkårene, for eksempel lagt inn opplysninger uten lovlig grunnlag.

15. Force majeure

Ingen av partene er ansvarlige for manglende oppfyllelse som skyldes forhold utenfor partens kontroll og som parten ikke med rimelighet kunne ha forutsett eller unngått, for eksempel naturkatastrofe, krig, terror, streik, omfattende svikt i strøm- eller kommunikasjonsnett, dataangrep som ikke med rimelighet kunne vært avverget, eller pålegg fra myndighet. Det samme gjelder når slike forhold rammer en underleverandør.

Parten som rammes, skal varsle den andre uten ugrunnet opphold. Varer forholdet i mer enn 60 dager, kan hver part si opp Tjenesteavtalen med umiddelbar virkning.

16. Endringer i vilkårene

KlarTek kan endre vilkårene. En ny versjon publiseres i Tjenesten og på app.avregn.no/vilkar, og Kunden varsles på e-post til organisasjonens kontaktadresse eller med melding i Tjenesten minst 30 dager før den skal gjelde. Den nye versjonen godtas på samme måte som den første, av eier eller administrator.

Godtar ikke Kunden den nye versjonen, kan Kunden si opp Tjenesteavtalen med virkning fra endringen og få tilbake forskuddsbetalt vederlag for tiden etter. Endringer som er nødvendige på grunn av lov, pålegg fra myndighet eller krav fra leverandørene av Regnskapssystemet, kan gjelde med kortere varsel.

Tidligere versjoner oppbevares av KlarTek og utleveres på forespørsel.

17. Overdragelse

Kunden kan ikke overdra Tjenesteavtalen uten KlarTeks skriftlige samtykke. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.

KlarTek kan overdra Tjenesteavtalen til et selskap som overtar virksomheten med Avregn, for eksempel et aksjeselskap KlarTek etablerer, med skriftlig varsel til Kunden. Kunden kan da si opp Tjenesteavtalen med virkning fra overdragelsen.

18. Meldinger

Meldinger etter Tjenesteavtalen sendes på e-post: til Kunden på organisasjonens kontaktadresse i Avregn, og til KlarTek på kontakt@klartek.no. Meldinger kan også gis i Tjenesten. Kunden skal holde kontaktadressen oppdatert.

19. Lovvalg og tvister

Tjenesteavtalen er underlagt norsk rett.

Tvister søkes først løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem innen 30 dager etter at en part skriftlig har bedt om dem, kan hver part bringe saken inn for de alminnelige domstolene med Trøndelag tingrett som verneting.

20. Versjon og kontakt

Dette er versjon 2026-10-19 av tjenestevilkårene. Versjonen er datoen teksten ble fastsatt.

KlarTek DA, organisasjonsnummer 936 597 378, Loholtbakken 13A, 7049 Trondheim. E-post: kontakt@klartek.no.

Hvordan KlarTek behandler personopplysninger, står i personvernerklæringen på app.avregn.no/personvern og i databehandleravtalen.